Ankieta po adopcji: kiedy ją wysłać i jak zwiększyć liczbę odpowiedzi?

Ankieta po adopcji to prosty sposób, by schronisko sprawdziło, czy proces był zrozumiały, wspierający i dobrze przygotował opiekuna na start. Liczy się moment wysyłki, forma pytań i wygoda odpowiedzi. Jeśli zrobisz to mądrze, zbierzesz więcej ankiet i wyłapiesz realne punkty do poprawy.

Kiedy wysłać ankietę po adopcji, żeby feedback był szczery i użyteczny?

Najlepszy termin zależy od tego, co chcesz zmierzyć. Jeśli interesuje Cię pierwsze wrażenie z kontaktu i formalności, wyślij ankietę szybko, czyli około 24-72 godziny po adopcji. To moment, w którym pamięć o komunikacji, wizycie i dokumentach jest świeża, a emocje jeszcze nie wygładziły szczegółów. Jeśli natomiast chcesz ocenić dopasowanie zwierzęcia i przygotowanie do opieki, drugi punkt pomiaru ustaw po 10-14 dniach, wówczas wtedy widać, czy instrukcje i wsparcie schroniska były wystarczające.

W praktyce dobrze działa model 2-etapowy: krótka ankieta „tuż po” (maks. 2-3 min) i druga, nieco bardziej pogłębiona po dwóch tygodniach. Ważne, by w zaproszeniu jasno napisać, że pytasz o poprawę procesu, a nie ocenę adopcji jako decyzji życiowej.

Jak zwiększyć liczbę odpowiedzi?

Największy wzrost odpowiedzi daje usunięcie barier: czas, brak jasnego celu, zbyt trudny link, chaos w treści. Zadbaj o prostą ścieżkę od zaproszenia do kliknięcia i zakończenia ankiety. Sprawdź te elementy, zanim wyślesz pierwszą falę:

• Ustal czas wypełnienia na 2-4 min i podaj go w pierwszym zdaniu zaproszenia.
• Zrób wersję mobilną i test na jednym telefonie „kciukiem”, bez przewijania w nieskończoność.
• Użyj jednego, krótkiego linku (albo przycisku) i unikaj logowania oraz załączników.
• Dodaj jedno pytanie kluczowe (np. ocena 0-10) i maksymalnie 5-7 krótkich pytań dodatkowych.
• Wyślij przypomnienie po 48-72 godzinach, najlepiej innym kanałem niż pierwszy kontakt.
• Personalizuj nagłówek (imię opiekuna / imię zwierzęcia).

Na koniec pamiętaj o tonie: krótko, konkretnie, życzliwie. Gdy ankieta jest łatwa i „po coś”, ludzie chętniej wracają z odpowiedzią, a przypomnienie nie wygląda jak natarczywość.

Jak zaprojektować pytania, żeby wynik dało się zamienić w konkretne usprawnienia?

Jeśli chcesz, by odpowiedzi naprawdę coś zmieniły, pytania muszą mapować się na etapy procesu. Zamiast ogólnego „czy było ok?”, rozbij doświadczenie na: pierwszy kontakt, wizytę, rozmowę, informacje o zwierzęciu, formalności, wsparcie po adopcji. Stosuj proste skale (np. -5 lub 0-10), bo łatwiej je analizować i porównywać między miesiącami.

Dodaj jedno pytanie otwarte, ale ukierunkowane: „Co było niejasne lub stresujące i co schronisko mogło zrobić lepiej?”, ponieważ takie pytanie daje konkret. Unikaj pytań sugerujących winę, bo obniżają chęć odpowiedzi. Na zakończenie poinformuj, co zrobisz z wynikami i kiedy (np. podsumowanie co kwartał). To buduje zaufanie i zwiększa gotowość do udziału w kolejnych badaniach.